Hitung dulu, baru otomatisasi

Sebagian besar permintaan yang masuk berbunyi mirip: "Tolong buatkan sistem supaya tim tidak input manual lagi." Pertanyaan pertama kami selalu sama, dan sering membuat pembicaraan berhenti sebentar: berapa jam sekarang yang habis untuk input manual itu?

Hampir tidak ada yang tahu angkanya.

Kenapa angkanya penting

Tanpa angka, Anda tidak bisa tahu apakah sistem seharga puluhan juta itu balik modal dalam tiga bulan atau tiga tahun. Anda juga tidak bisa tahu bagian mana yang paling layak dikerjakan lebih dulu.

Cara menghitungnya dalam satu sore

Ambil satu pekerjaan berulang. Minta orang yang mengerjakannya mencatat tiga hal selama satu minggu:

1. Berapa kali pekerjaan itu muncul
2. Berapa menit sekali kerjakan
3. Berapa kali harus diulang karena salah

Kalikan: jumlah kejadian per bulan × menit per kejadian ÷ 60 = jam per bulan. Kalikan dengan biaya per jam orang tersebut. Itu angka yang selama ini terbuang.

Contoh nyata dari salah satu klien logistik kami: 1.400 dokumen pengiriman per bulan, 4 menit per dokumen untuk mencocokkan tarif, ditambah 5% yang harus diulang. Hasilnya 98 jam per bulan — setara satu orang penuh waktu yang tidak mengerjakan apa pun selain menyalin angka.

Yang sering keliru

Menghitung gaji saja. Waktu yang terbuang juga menunda hal lain: tagihan telat keluar, pembayaran telat masuk. Hitung juga penundaannya.

Melupakan biaya kesalahan. Satu tagihan salah tarif tidak cuma dibetulkan — ada telepon, ada permintaan maaf, kadang ada potongan.

Mengukur di minggu tenang. Ukur di minggu tersibuk. Sistem dibangun untuk menahan puncak, bukan rata-rata.

Kalau angkanya kecil

Kalau hasil hitungannya cuma dua jam per bulan, jangan otomatiskan. Kami akan bilang begitu, walaupun artinya kami tidak dapat pekerjaan. Membangun sistem untuk pekerjaan yang jarang terjadi hanya menambah satu hal lagi yang harus dirawat.